Tips för dig som vill integrera betalning i e-tjänster

Mora, Orsa och Älvdalens kommuner är gemensamt nominerade till utmärkelsen Sveriges Digitaliseringskommun på Kvalitetsmässan. Vi blev självklart nyfikna och ville veta mer om deras digitala framgångsrecept. Därför har vi träffat Stefan Karlberg, teamledare för e-tjänstutveckling i de tre nominerade kommunerna. Han berättar för oss om arbetet kring e-tjänster, integrerade betalsätt och vilka frågor man ska ställa sig innan man sätter igång. Detta är del fyra i vår artikelserie om digitalisering i Sveriges kommuner och regioner. 

Samarbete mellan mindre kommuner skapar framgång

Stefan konstaterar att digitalisering är ojämlikt. Kapaciteten i de mindre kommunerna räcker inte till och därför behöver de ta hjälp av varandra för att utvecklas. Mora, Orsa och Älvdalen är tre kommuner som har krokat arm och valt att ha en gemensam digital strategi vilket har givit goda resultat och under de senaste två åren har de gjort stora framsteg.  

"Vi är väldigt bra på att samarbeta. Tidigare fanns inte riktigt en tydlig strategi utan det har fått växa fram under en 10-årsperiod och nu börjar den falla på plats. Man har en gemensam digital strategi, gemensamma nämnder och färre system i systemfloran" säger Stefan.

Förutom sitt jobb som teamledare arbetar han som samordnare av e-tjänster för 12 kommuner i samverkan. Han sitter också med i Open ePlatforms styrelse. 189 kommuner och regioner är anslutna.  

"Det är ett av de bästa och största utbyten som finns mellan kommuner. Det bygger på öppen källkod och all utveckling sker på initiativ från kommunerna."

Utgår från medborgaren först

Planeringen och utförandet av e-tjänsterna görs alltid i dialog med verksamheten och Stefan är väldigt mån om att det måste finnas ett värde. Det är lätt att bli inspirerad av andras lösningar, men då gäller det att se till sina egna behov. Det är något Stefan ibland får påminna om när önskemål om nya tjänster eller lösningar ramlar in.  
Målet i strategin är att utgå från medborgaren först. Därför är ”Vem gör vi det här för främst?” en stående fråga i varje projekt. Svaret ska alltid vara medborgaren och upplevelsen ska vara att man loggar in på en och samma plattform oavsett e-tjänst, fast det egentligen rör sig om flera olika. Det är också bestämt att befintliga plattformar och system ska användas i så stor utsträckning som möjligt innan nya som kräver förvaltning köps in. 

Värdet uppstår när systemen kopplas ihop

Projekten och initiativen i en kommun varierar mycket, med allt från gemensam skolskjuts där 15 kommuner i Dalarna är involverade till små e-tjänster som bara tar några få timmar att bygga. Totalt har det blivit ungefär 100 e-tjänster och 50 stycken fler är på gång.

"De tjänster vi har byggt är avancerade och är både tillgängliga och väldigt tekniska, säger Stefan. Målet är att förbättra hela processen från start till slut i dialog med verksamheterna. Där skulle jag säga att vi ligger i framkant."

Att se till hela flödet och att automatisera så långt det är möjligt är alltså en del av framgången.

"Det är oftast när vi kopplar ihop systemen som värdet uppstår, när vi kan automatisera mellan dem. Idag finns det nästan inget system som lever helt ensamt."

Ett exempel på en lyckad integration är inackordering. Tidigare behövde eleven ansöka om inackordering på papper och intyg från både sökt skola och inackorderingsadressen krävdes. All information skedde analogt och utbetalning gjordes manuellt. I stort sett alla steg har nu digitaliserats och automatiserats. Från och med i år kommer även utbetalning ske automatiskt. Förbättringen är betydande hos både medborgarna och handläggarna.  

Enkel och lyckad integration av kort och Swish

Ett annat exempel är betalningar. Från början var betaltjänsten inte påslagen, men i samband med att kommunerna i Dalarna behövde kunna ta ut en avgift för borttappade busskort samt kunna ta betalt för utrustning som tidigare använts i kommunerna ökade intresset för en betaltjänst. Efter upphandling levererar vi idag betalsätten kort och Swish till Mora, Orsa och Älvdalens kommuner.

"Det landade i slutändan på Swedbank Pay och det är jag väldigt glad för, för det har funkat otroligt smärtfritt. Integrationen fanns snabbt på plats" säger Stefan.

Stefan Karlberg, Mora kommun

Han nämner återbetalning som en uppskattad och smidig funktion i vår betallösning tack vare sin enkelhet. För att få in betalningarna i ekonomisystemen byggde de en integration som har besparat dem tid, faktureringskostnader och pappersmängd. Lösningen har uppmärksammats av andra kommuner och Stefan får många förfrågningar. 

Förbereder sig för fler betalsätt

Stefan menar på att det gäller att hänga med i samhällets utveckling, med allt från att säkra upp för hot och angrepp till att titta på AI och att förbereda för fler betalsätt.

"Med Apple Pay och Google Pay skulle man få in fler betalningar via kort vilket skulle vara positivt" säger Stefan. 

Vi kan inte annat att hålla med och självklart finns mobila betalsätt och digitala plånböcker med i vårt erbjudande. Direkt- och bankbetalningar är andra betalsätt hos oss vilka kan underlätta för företagare som vill använda e-tjänster.

På Kvalitetsmässan hemsida står det att utmärkelsen Sveriges Digitaliseirngskommun får den kommun som har lyckats bäst med att använda digitaliseringens möjligheter för att utveckla verksamheterna, demokratin och kommunen som helhet. Efter att ha lyssnat på Stefan Karlbergs kloka ord är vinnaren självklar för oss.

Här hittar du samtliga artiklar i vår artikelserie om kommuners digitalisering och e-tjänster:

• Betalningar en del av Lidköping kommuns e-tjänster 
• Så effektiviserade Uddevalla kommun betalprocessen
• Digital följsamhet för Vellinge kommun
• Tips för dig som vill integrera betalning i e-tjänster - så gjorde kommunerna Mora, Orsa och Älvdalen 
• Så effektiviserade Skellefteå kommun sin verksamhet med hjälp av digitalisering
• På plats eller online - så blev Kalmar kommun tillgängligt för alla
• Fem tips för en lyckad digitalisering med integrerade betalsätt

Vill du också kunna koppla betalning till dina e-tjänster?

Kontakta oss så berättar vi mer och tittar på en lösning som passar din verksamhet. Fyll i formuläret eller ring oss på 08-411 80 10.