Så effektiviserade Skellefteå kommun sin verksamhet med hjälp av digitalisering
Hur kommer det sig att Skellefteå kommun ligger före många andra i den digitala utvecklingen? Vilka utmaningar har de haft längs vägen och hur har den tidiga – och tydliga - satsningen på digitalisering hjälpt till att effektivisera verksamheten? Vi hade många frågor inför vårt möte med Skellefteå kommun. Detta är del 5 i vår artikelserie om digitalisering i Sveriges kommuner och regioner.
Tydlig digital strategi och satsning mot verksamhetsutveckling
I Skellefteå kommun är digital kontakt och samverkan det självklara valet och har varit så under lång tid. Det blir tydligt när vi pratar med Julia Landsell, utvecklingsledare med fokus på digitalisering och Jesper Öman, chef på ekonomicenter. Den digitala strategin är inte bara fina ord som finns att läsa på hemsidan utan den praktiseras också i stor utsträckning.
"Vår högsta ledning och kommunchef har sedan många, många år varit väldigt tydliga med att digitalisering är vägen framåt."
Jesper håller med och berättar om digitaliseringsrådet som representeras av alla förvaltningar. Varje år avsetts pengar för digitaliseringsinitiativ. Det kan vara allt från projekt som man vet kommer spara tid och pengar till initiativ som är nytänkande och som har potential. IT-avdelningen består av cirka 80 medarbetare och det satsas mycket på just verksamhetsutveckling.
"Det finns resurser, det finns driv, det finns politiska beslut och det finns strategier så allting är krattat. Det är mer en fråga om att göra och att hitta grejerna som sparar tid och framför allt att lösa våra stora utmaningar kring kompetensförsörjning och ekonomi." säger Julia.
Effektiviserar med hjälp av digitalisering och automation
Det händer mycket i Skellefteå kommun och stora investeringar görs. Samtidigt brottas de – som de flesta kommuner i landet - med personalbrist i grundläggande viktiga områden som skola, vård och omsorg. Därför behöver de hitta sätt att effektivisera arbetet så att medarbetarna kan jobba med det de till för att göra.
"Vi ska inte jobba med onödig administration som tekniken kan ersätta. Och vi måste kunna upprätthålla service med mindre pengar och färre personal, säger Julia. Samtidigt ska vi inte införa teknik för teknikens skull, utan vi måste hela tiden se till värdet den ger personalen. Tekniken kan göra mycket, men om ingen använder eller bli hjälpt av den har vi istället ökat kostnaden."
Ekonomicenter – den centraliserade ekonomiavdelningen - har jobbat hårt med det digitala, som robotisering och RPA (Robotic Process Automation). Många var i samband med förändringen oroliga för att bli övertaliga eller upplevde att deras kompetens inte längre efterfrågades, men Julia betonar att etjänsterna och digitaliseringen bygger på kunskap från de anställda. Utan dem skulle utveckling inte kunna göras. Därför jobbar IT-avdelningen alltid nära verksamheten. Medarbetarna är experter inom sina respektive områden och IT-avdelningens uppgift är att bidra med digitaliserade lösningar som möter de utmaningar som uppstår. Det gäller att vara lyhörd och anpassa lösningarna efter den specifika verksamhetens behov.
Förutom att förbättra tekniska lösningar behöver IT-avdelningen också hjälpa verksamheten i förändringsresan och vara ett stöd i planeringen framåt. Samverkan, utbildning och en utarbetad plan har lett till en positiv syn på digitaliseringen och automationerna av tjänster.
"Nu är vi i det läget att medarbetarna kommer med förslag själva”
"Nu är vi i det läget att medarbetarna kommer med förslag själva; ”Här borde vi kunna göra en e-tjänst”, ”Kan inte en robot lösa det här åt oss?”. Det är ju det som är bonusen på den här förändringsresa" säger Jesper.
De är eniga om att vinningen har varit stor, både för invånarna och medarbetarna.
Möta invånarnas förväntningar och beteenden
På frågan om invånarna är redo för digitaliseringen hänvisar Julia till rapporten Svenskarna och Internet. I den presenteras användbara fakta om svenskarnas internetvanor. Det gäller att inte låta undantagen bli norm och hindra utvecklingen. IT-avdelningen använder sig av 80-procentsregeln för att låta majoriteten styra förändringen. Om till exempel minst 80 procent har BankID kan det användas som inloggningsmetod till e-tjänsterna.
Som verksamhetsutvecklare kan Julia alltså inte bara titta på tekniken utan behöver också ta hänsyn till förändringar som sker i världen samt titta på de beteenden och förväntningar som följer. Utvecklingen, som sker hela tiden och överallt, går varken att kontrollera eller välja bort och därför gäller det att vara uppmärksam på skeenden och invånarnas förväntningar. För dem ska det vara lika enkelt att betala i kommunens e-tjänst som i en webbshop och det ska vara lika lätt att boka en idrottshall som att boka en frisörtid.
"Vi kommer inte undan bara för att vi är en kommun. Invånarna kan snarare ha högre krav på en kommuns service än ett företags eftersom kommunen bedrivs med skattepengar" säger Julia.
AI och fler betalsätt i framtiden
Tack vare att Skellefteå kommun är så långt fram i sitt digitala arbete blir deras nästa steg att jobba mer med automationer och AI.
"AI kommer lösa många frågor kopplade till att göra logiska slutsatser utifrån en jättestor mängd data" berättar Julia.
AI kommer inte att kunna lösa allt, men då gäller det att kompromissa och vara kreativa. På det kommer man väldigt långt.
Som många andra kommuner använder Skellefteå kommun Open ePlatform från Nordic Peak. Via plattformen har de integrerat betalsättet kort från oss och Swish står näst på tur. Även betallösningar utvecklas och framtidens betalsätt finns redan här – mobila plånböcker, som Apple Pay och Google Pay, är anpassade till invånarnas vanor och beteenden.
Integrationerna mot betalsätten har förbättrats och fördelen med öppen källkod är att man slipper uppfinna hjulet på nytt. Skellefteå kommun är drivande i Västerbottens kommuner i Open e och bidrar med dokumentation och kunskap kring de integrationer de har gjort; något som är till stor nytta för de mindre kommunerna.
Som sagt, mycket händer i Skellefteå kommun och vi ser fram emot att följa deras fortsatta digitala resa.
Här hittar du samtliga artiklar i vår artikelserie om kommuners digitalisering och e-tjänster:
- Betalningar en del av Lidköping kommuns e-tjänster
- Så effektiviserade Uddevalla kommun betalprocessen
- Digital följsamhet för Vellinge kommun
- Tips för dig som vill integrera betalning i e-tjänster - så gjorde kommunerna Mora, Orsa och Älvdalen
- Så effektiviserade Skellefteå kommun sin verksamhet med hjälp av digitalisering
- På plats eller online - så blev Kalmar kommun tillgängligt för alla
- Fem tips för en lyckad digitalisering med integrerade betalsätt
Vill du också kunna koppla betalning till dina e-tjänster?
Kontakta oss så berättar vi mer och tittar på en lösning som passar din verksamhet. Fyll i formuläret eller ring oss på 08-411 80 10.
