Så effektiviserade Uddevalla kommun betalprocessen

I Uddevalla kommun bor över 57 000 personer som genom kommunens hemsida har tillgång till hundratals digitala tjänster. Bland dessa tjänster finns ett antal som också är avgiftsbelagda. Till exempel tjänsten för borttappade busskort. Tidigare hanterades betalning via fakturor och mejl, vilket synliggjorde behovet av att digitalisera och framförallt automatisera – för att underlätta för såväl medborgare som anställda.

Från manuell till automatisk hantering

Inspirationen till förändringsresan hittades hos Linköping kommun, som sedan tidigare har ett etablerat samarbete med oss på Swedbank Pay. Irene Medina Ströberg, som arbetar med digitalisering på kommunens IT-avdelning beskriver hur hon blev eld och lågor när hon fick höra om lösningen från Lidköping.

Vi kände att det här bara måste vi ha! Det fanns en bra koppling mellan både IT- och ekonomidelarna och jag gillade Swedbank Pay direkt!

Erik & Irene, Uddevalla kommun

Även Erik Åberg, som arbetar som Finansekonom på kommunen, beskriver hur de såg fördelar i enkelheten med att arbeta med den här typen av betallösning:

”Vi såg ett behov av en tjänst som Swedbank Pay kunde leverera och samtidigt begränsa antalet parter vi behöver ha kontakt med. Jag är ingen expert, men lösningen var pedagogisk och snygg, vilket är jätteviktigt när vi försöker lägga arbetet med administrationen ute i förvaltningen. Det går inte att göra fel och det är enkelt att göra rätt”.

Resan från att behovet identifierats till att faktiskt vara igång har gått så gott som friktionsfritt och idag får de med sig den information de behöver direkt till sitt affärssystem.

En resa som faktiskt blev så gott som spikrak

Som i alla nya samarbeten, behöver man tillsammans forma fram det gemensamma arbetet under vägen och lära sig av varandra. Det är inte ovanligt att man stöter på väghinder under resans gång.

I intervjun berättar Irene att de är vana vid att det dyker upp tekniska problem, men att de blivit positivt överraskade av hur smidigt det faktiskt har gått. Hon berättar:

”Jag visste att det skulle vara enkelt, men inte så här enkelt. Det krävs att man har bra samarbete internt, och inte bara mot leverantören. Men att vi kunde gå in till cheferna redan samma vecka och berätta att vi så här snabbt kommit igång med flera tjänster, kändes särskilt kul. Man räknar alltid med tekniskt strul, det är mer regel än undantag. Men vi har inte stött på något sånt här!”

Att skala upp allt eftersom behov har upptäckts för nya tjänster, beskrivs också ha varit enkelt. För kommunens utvecklare tar det drygt en timme att koppla på betaltjänsten.

”Det tar noll tid för så mycket vinning och har överlag tagits emot så väl. Och vi behöver inte ha så mycket kontakt med er support, allt flyter på i bakgrunden bara”. Berättar Irene.

Även Erik instämmer att man varit mycket nöjd med hur stöttningen under och efter implementationen gått till.

”Det har stundtals varit svårt att hitta svar på vad som varit bästa sättet att göra det här på. Men vi är nöjda med hjälpen vi har fått och genom digitaliseringen vi gjort tillsammans med er så upplevs vi också som lite mer i framkant. Bra support och service utan några större problem”.

Four wins – för medborgare och handläggare

I samband med att behovet för digitaliseringen uppstod skapade Uddevalla kommun ett business case för hur lång tid varje handläggare lägger ner på det som tidigare var manuell administration, vilken intjäning man skulle få genom att minimera den och skapa effekthemtaganden. Helt enkelt för att skapa en strömlinjeformad process som gav bra output till deras affärssystem.

När Erik beskriver fördelarna berättar han om vad de kallar för ”Four wins”.
Dessa utgörs av:

• Tillgänglighet
• Minskad administration
• Enkel skalbarhet
•  Automatiserad bokföring

Erik förklarar att mantrat i kommunen är att öka tillgängligheten och att tjänsterna då ska vara åtkomliga så gott som 24/7 365 dagar om året.  För att kunna vara det krävs det också att det frigörs tid från handläggarna, i form av minskad administration. Både ur ett arbetsmiljöperspektiv, men också för att skapa utrymme åt andra värdeskapande aktiviteter.

Det ska också vara enkelt att koppla på betallösningen allt eftersom att behovet dyker upp och nya e-tjänster kommer på plats. Och sist men inte minst, behöver bokföringen ske per automatik.

”När vi hittar lösningar ska det finnas en vinning utifrån alla perspektiv. För medborgarna och för handläggarna. Idag skapas inga ärenden utan att en betalning har gjorts, vilket innebär att vi samlar alla delar i ett och samma utförande och strömlinjeformar datan” säger Erik.

Framtida planer

När vi frågar hur Erik och Irene ser på framtiden berättar de att kommunen planerar att fortsätta öka antalet e-tjänster som är anslutna till Swedbank Pay.

Målet är helt enkelt att samarbeta med alla förvaltningar och erbjuda betaltjänsten för alla e-tjänster med avgifter och på så sätt kunna erbjuda en enhetlig och smidig betalupplevelse för medborgarna.

Här hittar du samtliga artiklar i vår artikelserie om kommuners digitalisering och e-tjänster:

• Betalningar en del av Lidköping kommuns e-tjänster 
• Så effektiviserade Uddevalla kommun betalprocessen
• Digital följsamhet för Vellinge kommun
• Tips för dig som vill integrera betalning i e-tjänster - så gjorde kommunerna Mora, Orsa och Älvdalen 
• Så effektiviserade Skellefteå kommun sin verksamhet med hjälp av digitalisering
• På plats eller online - så blev Kalmar kommun tillgängligt för alla
• Fem tips för en lyckad digitalisering med integrerade betalsätt

Vill du veta mer?

Är du intresserad av att koppla betalsätt till dina e-tjänster? Kontakta oss genom att fylla i formuläret nedan eller slå oss en signal på 08-411 10 80 så berättar vi mer.