Så blev betalningar en enkel match för Svenska Tennisförbundet

Ett vanligt år utan pandemi, genomför Svenska Tennisförbundet i snitt 600 tävlingar. Vilket är likvärdigt med 100 000 matcher och 75 000 anmälningar. För att få tävla behöver deltagarna dessutom ha en licens, som måste förnyas varje år.

Med andra ord kräver bara tävlingsverksamheten i sig omfattande administration. Föreställ dig då att dessa delar tidigare hanterades manuellt via mejl och i vissa fall, genom telefon och brev. Och som om inte det vore nog, var betalning och anmälan två helt separata steg. Något som i teorin kanske inte låter särskilt krångligt, men som i praktiken varit allt annat än enkelt.

För Svenska Tennisförbundet innebar detta allt ifrån eftersökningsarbete av inbetalningar utan korrekt OCR-nummer till att faktiskt behöva ”jaga” in anmälningsavgifter till vissa tävlingar.

Men idag har de hittat en bättre lösning

Svaret fanns i integrationen mellan oss, som betalleverantör, och en tredje part, som levererar system för tävlingsadministration.

Upplägget grundar sig i vad man skulle kunna kalla för delad betallösning och redovisning. Svenska Tennisförbundet äger huvudavtalet för betallösning och administrativ översikt. Med hjälp av ett anslutningsavtal kan klubbarna runtom i landet ansluta sig och på så sätt få tillgång till det valda betalsättet och veckovisa redovisningar på de transaktioner som genomförts.

”Allt löser sig direkt i systemet för oss. Administrativt är det mycket enklare och mycket smidigare. Både för oss som förbund, men även för klubbarna som genomför sina tävlingar. ” Menar Bengt.

Idag kan klubbarna ta betalt med kort och de tävlande kan även betala med Swish.

Eftersom deltagarna nu har möjlighet att betala i anslutning till sin tävlingsanmälan, är behovet av att jaga inbetalningar ett minne blott.

Vägen dit

I en uppsjö av leverantörer som erbjuder betallösningar, beskriver Bengt hur deras slutliga val av leverantör grundat sig i tre saker. Det skulle vara en:

1. långsiktig leverantör
2. tjänsterna ska passa deras behov, däribland möjliggöra för kortbetalning
3. ha en rimlig prisbild

Med en check på alla tre föll valet på oss på Swedbank Pay.

”Att det finns flera olika betalsätt är viktigt. Men också att man accepterar alla vanliga bankkort. Likaså en lösning för Swish som fungerar bra.”

Men vägen till en ultimat hantering är inte alltid spikrak. Olika system- och plattformsförändringar har krävt både tid och resurser att genomföra och mötte till en början en del motstånd. Men väl ute på andra sidan berättar Bengt om en lösning som är enkel att arbeta med, som känns mycket bättre och som inte kräver lika mycket administration.

Som en bonus har den förbättrade överblicken dessutom gjort det enklare att svara på frågor och felsöka på egen hand. Men om hjälp från vårt håll skulle behövas, uppger Bengt att support alltid finnas nära tillhands.

”Jag är absolut ingen programmerare och har oftast suttit i ett mellanläge bland utvecklare och uppdragsgivare i projekt. Tack vare bra dokumentation från er sida för hur systemen ska funka, har jag kunnat skicka dessa till vår leverantör för vårt tävlingssystem. Det har hjälpt där det varit svårt för mig att vara mellanhand.”

Med framtiden i sikte

När vi pratar samarbete och framtid ser Bengt stor potential.

”Man ser hela tiden på vad vi kan göra för nya saker. Idag är 150 klubbar igång med både licens- och tävlingsavgifter. Men vi tror att klubbarna skulle kunna använda sina Swedbank Pay-konton i andra sammanhang.”

En av tennisklubbarnas största inkomstkällor är träningsavgifterna. Och eftersom betaltjänsten redan är igång, ser man det som en kort startsträcka att även lägga till dessa i den befintliga lösningen.

Bengt berättar också om Tennisförbundets 10-årsvision med fokus på fler utövare, mångfald och inkludering och hur vi kan bidra till deras mål.

”Swedbank Pay kommer in i bilden för att det fortsatt ska vara lättanvänt - vi vet att man tappar vem som helst på nätet som ska köpa en produkt om det är för komplicerat och tar för lång tid. Vilket är sådant vi måste arbeta med hela tiden. Har man en sömlös och bra process kan man på ett enkelt sätt registrera sig och komma igång och känna sig välkommen.”

Bengt Helmersson, ansvarig för tävling/IT på Svenska Tennisförbundet.

Vill du ha hjälp med att hitta rätt betallösning för dig?

Vi hjälper dig! Fyll i formuläret här nedanför eller hör av dig till oss på 08-411 10 80.